イベントは参加する側は楽しみだけで気軽ですが、
いざ、企画側になると、色々と大変ですね・・・
そして、意外とイベント当日よりもその前段階が重要だと思います。
私も色々とイベントを企画してますが、まだまだ未熟な点が多く、反省の意味も込めてご紹介します。
■日時と場所をまず初めに！
イベント情報で重要なのは”日時と場所”！
それによって、参加者は参加できるかどうか判断します。
オススメは、イベント内容の前に日時と場所を先に書くことです。
興味があるかどうかも大切ですが、“それに参加できるかどうか”ももっと大切。
■会場の利用案内の確認
イベント会場としてお願いする会場には事前に綿密な確認をしましょう。
必要事項はこんな感じです。
- 日時と時間
- 定員
- 料金（前払いor後払い）
- 最低人数
- 仮予約・予約の期限
他にもあるかもしれませんが、ざっとこんな感じです。
イベントの内容などもしっかりと説明し、必要な連絡事項を確認しましょう。
会場によって、「人数×金額」の場合や、「1部屋の料金」など場所によって異なります。
場合によっては無料で使える所もありますが、定員などの規定を確認しましょう。
■定員を明確に！
イベントに多くの人に来てもらいたいからといって、定員を定めなかったり、キャパMAXまで定員設定をしがちです。
会場には定員もありますし、人数が不確定だと予約が出来ない場合や人数が読めなく会場の確保が難しいです。
また、一番困るのは定員オーバーになった場合です。
参加者に断るのは心苦しいですし、イベンターとしての信頼もなくなります。
予め余裕を持った定員設定をしましょう。
■申込締切日を明記！
事前の準備や会場との調整も必要ですので、必ず申込締切日を作りましょう。
また、定員に達したら締め切りの場合でも、しっかり明記しておきましょう。
当日まで参加OKにしていると、予想外に人数が増えたり、イベント会場で事前に人数把握が必要なケースも多いです。
逆に、締切日が曖昧なイベントでは、当日キャンセルや来なかったりなど困り事も多いです。
意思確認の意味も含めて、しっかりと申込締切日を書きましょう。
■締切前後のフォロー
参加申し込みの締め切り日が近づいてきたら案内をお知らせしましょう。
意外とギリギリまで参加申し込みをしない人や、忘れてる人。
または、行きたいけど悩んでる人の背中をポンっと押すチャンスです。
締め切り案内があると、参加するかしないかの決断もしやすいですし、忘れてた場合にはとっても親切です。
また、締め切り日になったらそれもお知らせしましょう。
キャンセルの可否や当日の流れも明確にお知らせすると更にGood！
●まとめ
自分が企画しているイベントで、なかなかしっかりとオーガナイズ出来ていないと反省しながら書いてます。
企画側目線だけだと、伝えたいことばかりで、参加者の興味や知りたいことが置き去りにされがちです。
しっかりと参加者目線でのイベント準備が大切ですね(^_^;)
